Conditions Générales de Vente et d'Utilisation

1. Objet et champ d'application

Les présentes Conditions Générales de Vente et d'Utilisation (CGV/CGU) régissent la souscription à l'abonnement PHILPAAS et l'utilisation du logiciel, solution SaaS de gestion de la relation client (CRM) éditée par SAS PHL STRUCTURE.

Le service est destiné aux entreprises et professionnels, notamment aux entreprises du bâtiment et aux TPE. La souscription implique l'acceptation sans réserve des présentes conditions.

2. Éditeur

3. Offre, tarifs et services inclus

Les prix sont indiqués hors taxes. La TVA applicable est ajoutée au taux en vigueur à la date de facturation. Toute prestation non comprise dans l'offre fait l'objet d'un devis ou d'une facturation complémentaire acceptée par le client.

4. Description du service

PHILPAAS est un logiciel accessible via navigateur web permettant aux entreprises du bâtiment et TPE de gérer l'ensemble de leur relation client. Le service comprend notamment :

Le service est fourni en mode SaaS hébergé sur des serveurs OVH situés en France et dans l'Union Européenne, conformes au RGPD.

5. Durée, engagement et accès au service

L'engagement initial est conclu pour une durée de douze mois. À l'issue de cette période, le contrat est renouvelé selon les conditions convenues entre les parties. Après la période d'engagement initiale, chaque partie peut résilier le contrat avec un préavis de 30 jours, notifié par écrit, notamment par email.

L'accès est réservé aux entreprises clientes ayant souscrit un abonnement auprès de SAS PHL STRUCTURE. Chaque entreprise dispose d'un espace de données strictement isolé (architecture multi-tenant).

Les comptes utilisateurs sont créés par l'administrateur de l'entreprise cliente. L'accès est protégé par identifiant et mot de passe, et peut être renforcé par une authentification à deux facteurs (MFA).

Toute tentative d'accès non autorisé, notamment aux espaces d'autres entreprises clientes, est strictement interdite et peut faire l'objet de poursuites.

6. Obligations de l'utilisateur

En utilisant le service PHILPAAS, l'utilisateur s'engage à :

• Utiliser le service conformément à sa destination professionnelle
• Conserver la confidentialité de ses identifiants de connexion
• Ne pas céder, partager ou revendre son accès à des tiers
• Ne pas utiliser le service à des fins illicites ou contraires aux bonnes mœurs
• Respecter la législation en vigueur, notamment le RGPD et la loi Informatique et Libertés
• Informer ses propres clients de l'utilisation de leurs données via le logiciel
• Signaler sans délai toute faille de sécurité ou accès suspect à son compte

7. Disponibilité et maintenance

SAS PHL STRUCTURE met en œuvre les moyens nécessaires pour assurer la continuité du service. L'objectif de disponibilité est de 99 % sur une base mensuelle, hors maintenances planifiées. Ce taux est mesuré sur les périodes pendant lesquelles le service doit être disponible et exclut notamment les opérations de maintenance annoncées, les interruptions imputables aux services tiers, aux réseaux ou équipements du client et les cas de force majeure.

Les opérations de maintenance sont annoncées avec un préavis de 24 heures dans la mesure du possible. Le support peut être contacté par email à contact@philpaas.fr, avec une réponse indicativement sous 24 heures ouvrées.

En cas d'indisponibilité prolongée non imputable à l'utilisateur ou à un cas de force majeure, un avoir proportionnel à la durée d'interruption pourra être appliqué sur la prochaine échéance de facturation.

8. Données, sous-traitance et sauvegarde

Les données saisies dans PHILPAAS par l'entreprise cliente restent sous son contrôle. Lorsque le client utilise PHILPAAS pour gérer les données de ses propres contacts, SAS PHL STRUCTURE agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD et traite ces données uniquement pour fournir le service, conformément aux instructions documentées du client.

Les traitements sont encadrés par les obligations applicables aux sous-traitants, notamment les articles 28 et 32 du RGPD. SAS PHL STRUCTURE tient un registre de ses activités de traitement et met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque.

Les catégories de données susceptibles d'être traitées comprennent notamment les noms, prénoms, adresses email, numéros de téléphone, adresses postales, informations relatives aux devis, projets et commandes, historiques de communication, données de navigation et journaux de connexion.

Les sous-traitants techniques utilisés pour le service peuvent notamment comprendre OVH pour l'hébergement, ainsi que les prestataires d'envoi d'emails, de SMS et de synchronisation d'agendas nécessaires aux fonctionnalités activées par le client. La liste à jour des prestataires et les informations RGPD associées peuvent être communiquées sur demande.

9. Propriété intellectuelle

Le logiciel PHILPAAS, son interface graphique, ses algorithmes, ses modèles d'emails et SMS, ses tableaux de bord et l'ensemble de ses composants sont la propriété exclusive de SAS PHL STRUCTURE, protégés par le droit de la propriété intellectuelle.

Toute reproduction, adaptation, distribution, traduction ou cession, même partielle, est strictement interdite sans autorisation écrite préalable de SAS PHL STRUCTURE.

10. Responsabilité

SAS PHL STRUCTURE ne saurait être tenue responsable :

• Des pertes commerciales résultant d'une indisponibilité technique temporaire
• Du contenu des emails et SMS envoyés par l'entreprise cliente via le service
• De l'utilisation abusive ou non conforme du service par l'utilisateur
• Des dommages indirects, pertes de chiffre d'affaires ou manque à gagner
• Des dysfonctionnements liés à des services tiers (opérateurs téléphoniques, fournisseurs emails)

En tout état de cause, lorsque la loi le permet, la responsabilité de SAS PHL STRUCTURE est limitée au montant des sommes effectivement payées par le client au cours des 12 derniers mois. Cette limitation ne s'applique pas en cas de faute lourde ou dolosive, ni lorsque la loi interdit de limiter ou d'exclure la responsabilité, notamment pour certains manquements relatifs aux données personnelles.

11. Paiement et résiliation

Les factures sont payables dans un délai de 30 jours à compter de leur date d'émission. Aucun escompte n'est accordé en cas de paiement anticipé.

Tout retard de paiement entraîne, sans préjudice des autres droits de SAS PHL STRUCTURE, l'application de pénalités au taux indiqué sur la facture et, lorsque le client est un professionnel, de l'indemnité forfaitaire légale de 40 € pour frais de recouvrement. Le taux de pénalité applicable est actualisé lorsque la réglementation l'impose.

Chaque partie peut résilier le contrat avec un préavis de 30 jours, notifié par email.

En cas de manquement grave aux présentes CGU par l'utilisateur — notamment en cas d'utilisation frauduleuse, d'atteinte à la sécurité du service ou de violation du RGPD — SAS PHL STRUCTURE se réserve le droit de suspendre ou résilier l'accès sans préavis ni remboursement.

Les sommes déjà versées restent acquises à SAS PHL STRUCTURE, sauf disposition contraire prévue au contrat d'abonnement.

12. Force majeure et modifications des conditions

Aucune partie ne peut être tenue responsable d'un manquement résultant d'un événement imprévisible, irrésistible et extérieur constitutif d'un cas de force majeure au sens du droit français. La partie concernée informe l'autre partie dans les meilleurs délais.

SAS PHL STRUCTURE peut modifier les présentes CGV/CGU. Les modifications substantielles sont notifiées par email avec un préavis minimum de 30 jours. La poursuite de l'utilisation du service après leur entrée en vigueur vaut acceptation uniquement lorsque la modification n'est pas substantielle. En cas de modification substantielle refusée, le client peut résilier dans le délai de notification, sans frais supplémentaires au-delà des sommes déjà dues.

13. Droit applicable et litiges

Les présentes CGU sont soumises au droit français. En cas de litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable en priorité, dans un délai de 30 jours à compter de la notification du différend.

À défaut de résolution amiable, les tribunaux compétents du ressort du siège social de SAS PHL STRUCTURE (43700 COUBON) seront seuls compétents.

14. Cookies et contact

Le CRM utilise des cookies et technologies strictement nécessaires à l'authentification, à la sécurité et au fonctionnement du service. Les outils statistiques, le suivi des ouvertures et des clics dans les emails, ainsi que les services tiers éventuellement activés sont décrits dans la Politique de confidentialité.